Hiện nay vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong một cơ quan, doanh nghiệp. Cùng với chỉ đạo chung của EVN, Tổng công ty Điện lực miền Bắc, Công ty Điện lực Hòa Bình (PC Hòa Bình) đã và đang triển khai số hóa, hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự trên phần mềm HRMS nhằm bắt kịp cuộc đua chuyển đổi số, phục vụ đắc lực công tác quản trị để nâng cao hiệu quả công việc.
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ đơn vị nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận Tổ chức & Nhân sự cần phải có trách nhiệm ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong đơn vị. Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các đơn vị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời trích xuất các thông tin giúp cho quá trình đưa ra quyết định được nhanh và chính xác hơn.
Cán bộ quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm HRMS
Trước đây PC Hòa Bình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng cách nhập thông tin trên HRMS và quản lý hồ sơ nhân sự bằng bản cứng, điều này gây hạn chế trong công tác quản lý nhân sự muốn truy cập hồ sơ gốc phải lên phòng Tổ chức mới xem được. Năm 2022, để tiếp tục triển khai và ứng dụng mạnh mẽ công tác chuyển đổi số, khai thác triệt để các tính năng trên phần mềm HRMS, PC Hòa Bình đang gấp rút thực hiện thu thập, phân loại, scan và cập nhật thông tin trên phần mềm HRMS.
Quá trình phân loại hồ sơ nhân sự
Để triển khai việc chuẩn xác dữ liệu và số hóa hồ sơ nhân sự trên phần mềm HRMS đúng tiến độ PC Hòa Bình đã bố trí nhân lực và nguồn lực để đáp ứng đúng tiến độ việc quét hồ sơ, chia từng tổ từng nhóm để phân loại cập nhật đảm bảo chính xác dữ liệu nhập so với thực tế và hồ sơ pháp lý đính kèm trên phần mềm. đồng thời báo cáo Tổng công ty tiến độ thực hiện, vướng mắc phát sinh vào trước 11h sáng thứ 5 hàng tuần bằng một báo cáo chia sẻ trực tiếp.
Để đồng bộ với việc quy hoạch cán bộ, dựa trên cơ sở đánh giá tình hình cập nhật số liệu nhân sự, hồ sơ tổ chức, bổ xung lý lịch, thực hiện 100% quá trình nâng lương, hợp đồng lao động, bổ nhiệm cán bộ trên phần mềm và ứng dụng thực hiện quyết định theo các file mẫu trên phần mềm, đảm bảo chính xác về thời gian, quá trình công tác của người lao động,
Trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự, đáp ứng tốt nhất việc quản lý lao động và đặc biệt cập nhật nhanh chóng thông tin quản lý sức khỏe cho 100% CBCNV Công ty. Các CBCNV trong Công ty không ngừng học tập, nâng cao trong quản lý và khai thác sử dụng phần mềm HRMS. Công tác quản lý hồ sơ gốc đã được tập hợp số hóa chi tiết, thông tin quản lý được cập nhật thường xuyên trên phần mềm. Giá trị mang lại là hiệu quả tối ưu khi cần khai thác, kiểm tra thông tin, kiểm soát tình trạng sức khỏe của cán bộ quản lý và truy cập thông tin cá nhân nhanh chóng, tiện lợi lúc cần đến từng đối tượng CBCNV khi có nhu cầu.
Đinh Thị Kim Oanh- PC Hòa Bình